時間がないワーママさんに伝えたい！時短勤務で帰るための仕事術を紹介します

ワーママの皆様、時間通りに退社できていますか？

以前の私は、時短勤務とは名ばかりで、残業しまくっていました。

家庭で協力を頼める先もなく、いつしか家庭が回らなくなりたくさんの弊害が出ていました。

このままではいけないと思い、仕事と家庭で見直せる部分を改善し時短勤務を保てるようになってきました。

時短勤務でも業務がこなせる様、業務上で工夫している事を紹介したいと思います。

是非最後までご覧ください！

仕事について

私はアシスタントを経て総合職で設計業務をすることになりましたが、毎日22時位まで残業するような忙しさの為、子供ができてからやっていけるか自信がありませんでした。

フルタイムじゃないと仕事がこなせないと思っていましたが、家庭の状況を考えると時短勤務でないとやっていけないと思い、とても悩みました。

上司と相談し、育休復帰後は業務量を減らし時短勤務で働く事になりました。

仕事と家庭の両立が大変過ぎた

復帰後の仕事と家庭の両立は想像以上に大変でした。

業務量の把握ができず、毎日目の回る忙しさで、時短勤務時間では収まらず残業続き。

保育園、学童のお迎えも毎日ギリギリの一番最後の時間。

お迎えが間に合わない時は、ファミサポにお願いしていました。

帰宅してから家事と育児・・・今思うと、心身ともにギリギリの生活でした。

業務があふれてしまう原因は？

担当業務を減らしてもらったにも関わらず、常に業務がパンパンになってしまいます。

頭の中で見積もった時間より、実際の作業時間が大きく上回ってしまうからです。

原因はこんなことが考えられます。

時短勤務でこなす為の仕事術

やるべきだと思ったのは、業務の見える化だと思いました。

特に意識したのは、こちらです。

２週間単位で仕事の計画を細かく立てる

月の前半、後半に分けて、２週間分の業務の計画をなるべく細かく立てています。

この計画表を立てるのに15～30分程使いますが、このひと手間が大きな役目を発揮してくれます。

１週間だけの計画では、突発業務が入った時の影響度が見通せず、すぐ計画が狂ってしまっていました。

2週間分の詳細な計画が把握できていれば、優先度の低い業務を次の週に回せる状況か把握でき、リカバリーできる場合が多いです。

絶対にはずせないイベント前は忙しくなりやすいので、事前に把握しておく必要があります。

2週間分の予定表（イメージ）

作業時間を見積もる

2週間の計画表を作る時、作業時間を見積もります。

といった具合に、感覚で良いので１つ１つの作業に時間も記入します。

そうすることで時短勤務内に占める作業の割合が見やすくなります。

私の場合、時短の勤務時間は6時間、毎日定例の打ち合わせがあるので実質の作業時間は5時間で考えています。

この予定表があると、突発業務や急なヘルプを頼まれたときに、できるかできないかをはっきり伝えることができます。

仕事を受けるのが難しい時、予定表を見せると状況を一目でわかってもらえます。

時間に対する焦りを取り除くことができる

計画が把握できていないと、漠然とした忙しさに焦ってしまいます。

頭が軽いパニック状態になり、思考が停止したりやる気をなくしてしまいがちに。

計画がしっかり見えている事で、頭をパニック状態になる事を防ぐことができます。

見積もる時間は、体感の見積り時間に1時間プラスする

業務時間を見積もるのは難しいことだと思います。

実際の作業時間より短く見積もってしまうことが多いからです。

作業時間を見積もる時、自分が想像する時間に1時間プラスしています。

1時間以内の作業は30分プラスにしています。

例えば、資料1枚作るだけなら、記入項目が多くても頭の中では15分～30分で記入できるだろうと思うかもしれません。

しかし、実際作ると1時間程かかることもあります。

２.記入について

パッと記入できる内容ならすぐ終わりますが

等を考え出すと、結構時間がかかったりします。

3.確認の作業は、時間を多めに取っています。

記入時は思い込みが入っていることが多く、改めて見直すと、ミスや検討漏れをしている事が結構あります。

納期に余裕があるなら一日おいてチェックすると、頭がリセットされた状態で確認できるので、ミスや、検討漏れを見つけやすくなります。

また、初めての作業やどれくらいかかるか把握しづらい作業は、とりあえず2時間（長くかかりそうなものは３時間）で見積もっています。

初めての作業でも２時間集中して作業すれば、作業の完成イメージや課題が見えてくることが多いです。

やってみるとそんなにかからないかもしれないですが、時間が空いたら後の作業を前倒したり、他の作業で埋まる時間だと思います。

可能であれば、早めに帰宅しても良いです。

分からない時は、調べる前に人に聞いてみる

本来なら、調べた上で聞くのが人に聞く時のマナーかもしれませんが、時短勤務中、調べる作業は大きな時間のロスになります。

知ってそうな人がいるなら

「もし知ってたら教えてもらえますか？」
「今日中に作業を終えたくて、教えてもらえると助かります」

等と先に聞いてしまうのも手だと思います。

聞いた方が断然早い場合も往々にしてあります。

それでも解決しなかったり、もっとしっかり知りたければ調べれば良いと思います。

教えてくれた方には、「ありがとうございます」と満面の笑みで感謝を伝えましょう。

また、判断に悩む時はあまり悩み過ぎず、早めに上司等に相談しましょう。

判断できずに悩む時間も、大きなタイムロスになります。

時短勤務でこなすには、判断で悩む時間をなるべく少なくし、早めに作業に落とし込む必要があります。

とはいえ、分からない度に何度も聞いていては、相手の時間を奪う事にもなり嫌がられてしまうかもしれません。

相談する際は分からない点や悩む点ををなるべくまとめて、自分なりの判断を用意した上で聞くようにしています。

帰り際には、周りに進捗を伝える

仕事が終わらず途中で終えて帰る場合、万が一次の日子供の風邪等で休むことになったら、周りの人にサポートをお願いすることになります。

他の人がすぐ状況を把握できるように、進捗を伝えてから帰宅します。

特に、納期が近い業務の進捗は、帰り際に必ずチャットで伝えます。

「明日期限の〇〇業務について、作成まで終わっています。明日チェックして提出する予定です」

という感じで、同じグループの人に伝えてから帰宅します。

資料のリンク先もつけておくことで、もし休むことになっても提出物の所在と進捗が分かれば穴埋めもしやすいです。

これは時短勤務の人だけでなく、同じ部署でみんながやっています。

もし誰かが突発で休んでしまってもフォローできるので、持ちつ持たれつなのはありがたいです。

マニュアルを残し、自分しか分からない作業をなくす

全ての作業をマニュアルにする必要はないと思いますが、なるべくマニュアルにするよう心がけています。

操作や記入方法だけでなく、作業全体のフロー（流れ）も書いておく事が大事です。

お客さんによって作業フローが微妙に違ったりするので、作業フローが共有できていれば、お互いフォローがしやすくなります。

時短勤務の人は、なるべく自分しかやり方が分からない作業をなくすよう努めると、いざという時に助けてもらいやすくなります。

また、次に自分が行う時マニュアルが残っていれば、調べたり聞いたりする時間をなくせます。

忙しくてなかなかマニュアルを残せないかもしれないですが、簡単にでも残せられれば自分を助けてくれるものになるでしょう。

よく送るメールはテンプレートを作る

私の場合、意外と時間がかかるのがメールです。

一つのメールを送るにも

メール文を作るにも、気にすることがいくつかあります。

最近は過去に送ったメール内容を、テンプレート用に修正して保存しています。

また、テンプレートを同じ業務の人と共有しているので、他の人もメール文を一から考えなくて良くなり、効率化にもなります。

在宅勤務が追い風に

時短勤務とは関係ないですが、仕事にゆとりを持てるようになった大きな要因は在宅勤務でした。

なんといっても、片道１～1時間半の通勤時間が浮いたので、家事やお迎えの時間に充てることができます。

心のゆとりができました。

まとめ

今回は、時短勤務でこなす為の仕事術について紹介しました。

まだまだ改善点はたくさんありますが、効率よく仕事をこなす工夫ができてきたお陰で、時短勤務の問題も少しずつ解消されています。

とは言いつつ、どれだけ考えて取り掛かっても、うまくいかない時もたくさんあり、2週間ずっと忙しくて残業することもたまにあります。

最近では、残業はなるべく在宅勤務の日に行うようにしています。

そして、良いメンバーに恵まれたおかげで成り立っていると思っています。

でも、仕事の計画がしっかり把握できていることで、仕事がこなせるだけでなく、空く時は率先して他の人のフォローに入ったことで感謝してもらえる機会も増え、時短勤務に引け目を感じなくなりました。

もしかしたら、職場復帰前のママさんが読んだら不安にさせてしまう部分もあるかもしれないと思いましたが、業務があふれて疲弊していた私と同じような状況になってほしくないと思い、参考になりそうなことを書きたいと思いました。

私と同じような業務形態の方ばかりではないと思いますが、参考になる部分があれば幸いです。